¿Quieres patrocinar un evento en tu ciudad? ¡Cinco tips para sacarle provecho! - InmigrantesEnMadrid.com

¿Quieres patrocinar un evento en tu ciudad? ¡Cinco tips para sacarle provecho!

Por María José Flores

(17.06.21).- Tenemos que reconocer que nuestro día a día es hoy mucho más normal que a principios de 2020. Cierto es que aún no abrazamos la cotidianidad tal como la conocíamos antes del Covid-19 pero con las vacunas, el fin del estado de alarma y la temporada estival; llegan también las actividades al aire libre, las funciones de cine y, como no podía ser de otra manera, los conversatorios, conciertos y shows de comedia stand-up que nos congregan y reencuentran con nuestro gentilicio.

Audience with hands raised at a music festival and lights streaming down from above the stage.

Así, muchos de nuestros artistas favoritos vuelven a los escenarios y, con ellos, la oportunidad de promocionar la marca de tu emprendimiento o negocio en eventos que, entre otras ventajas, ofrecen la posibilidad de reunir, en un solo lugar, a personas que comparten intereses y gustos afines con tu producto o servicio. Cuando un talento venezolano se presenta fuera de nuestro país, la ocasión es perfecta para restaurantes típicos, despachos de abogados, agencias inmobiliarias o servicios de paquetería, por ejemplo.

Sin embargo, muchas veces nos dejamos llevar por la emoción que despierta en nosotros un determinado cantante, actor o comediante, y nos lanzamos a su patrocinio sin tomar en cuenta distintos factores que necesariamente deberíamos tener claros antes de hacer esta inversión. La idea no es que dejes de participar en este tipo de actividades (que son geniales y a todos nos encantan), sino que lo hagas de forma estratégica para que lo aproveches al máximo.

Ten en cuenta que tu principal meta debe ser ganar notoriedad para fortalecer tu marca, con el objetivo de conseguir más clientes antes y después del evento (no es frecuente que puedas vender algo durante la función y, aunque así fuera, tampoco es lo más importante). Ahora bien, seguramente te preguntas “¿cómo consigo esto?”… “¿Qué cosas debo tener en cuenta antes de patrocinar un evento?”… Aunque no hay fórmulas mágicas que garanticen el mejor retorno de tu inversión, puedes poner en práctica estas recomendaciones para cerrar el mejor trato posible:

1) Identifica si los fans del artista son tus clientes potenciales

Stylish Acoustic Guitar Playing by hand. Artist

Es tan fácil como suponer que, si tu negocio es la venta de camisetas de bandas de heavy metal, es poco probable que consigas muchos clientes en un concierto de reguetón… y no porque un género musical sea mejor que otro, sino porque tu producto quizás no satisface los gustos o necesidades de la mayoría de las personas allí congregadas. Obviamente no todos los casos son tan específicos pero el ejemplo sirve para ilustrar la recomendación. Desde el punto de vista de tu empresa, es irrelevante si a ti te gustaría o no asistir a ese evento. Lo que realmente debes preguntarte es si tus clientes lo harían.

Ten en cuenta que no me refiero a percepciones sobre la “calidad” de un evento en términos de buena iluminación, buen sonido o buena logística en las taquillas. En este punto lo que interesa es si las personas que se sienten atraídas por ese artista, podrían sentirse atraídas también por aquello que puedes ofrecerles. Cierto es que se trata de un análisis muy intuitivo pero la mejor herramienta que tienes es el sentido común y la ventaja de que nadie conoce a tus clientes mejor que tú.

2) Presta atención a la formalidad de la propuesta

Mature professional explaining project details

¿Te han contactado por correo electrónico?, ¿te han visitado personalmente en el establecimiento?, ¿te han hecho una llamada telefónica? No importa que canal hayan utilizado para acercarse a ti, lo fundamental es que hayan cuidado los detalles de cortesía, seriedad, creatividad, originalidad y buen gusto que mereces recibir. Si no cuidan esos aspectos en un primer acercamiento con sus clientes, ¿cómo podrían garantizarlos el día del evento?

En cualquier caso es importante que, en primera o segunda instancia, recibas la propuesta por escrito (digitalmente o en papel) con toda la información que necesitas para tomar la decisión como, por ejemplo, el aforo del recinto (para saber el número máximo de personas a las que podrás llegar ese día de forma directa) y costo de las entradas (para valorar si están al alcance de tus clientes potenciales).

Por experiencia profesional me consta que, en los últimos años, las agencias productoras que traían artistas extranjeros a Madrid lo hacían con mucho profesionalismo y altísima calidad; y no existe razón alguna para que esto haya cambiado en esta “nueva etapa”, así que este punto no debería revestir mayor inconveniente. Solo lo comento porque es importante valorarlo.

3) Precisa cuándo y cómo será mencionada tu marca

Senior hipster man using smartphone app for creating playlist with rock music - Trendy tattoo guy having fun with mobile phone technology - Tech and joyful elderly lifestyle concept - Focus on face

Generalmente los brochures con la propuesta de inversión publicitaria en este tipo de actividades enumeran las posibilidades de visualización de tu marca en términos de:

a) Stories en la cuenta de Instagram del artista:

Lo ideal es que el famoso mencione tu marca uno o dos días antes del evento (en plena expectativa, para recomendar tu producto o servicio) y al día siguiente (cuando aún está viva la emoción de la noche anterior, para agradecer tu patrocinio). Además, debes preguntar cómo las realizará. Ten en cuenta que, aunque sea una celebridad muy famosa; si menciona a varias empresas en la misma publicación, el mensaje se pierde y no logra diferenciarse entre tantos nombres, etiquetas, stickers y demás.

b) Stories en la cuenta de Instagram del productor:

Puede que tengan muchísimos seguidores, pero, en este caso, lo importante es sus followers se encuentren en tu ciudad o en Venezuela (pues el mensaje llegaría a familiares y amigos de nuestro público objetivo, que pueden recomendarnos posteriormente). De nuevo, pregunta cuál será el formato de esas stories y en qué fechas serán publicadas.

c) Flyers con el logo de tu empresa:

A menos que te envíen una foto de la factura de la imprenta, es imposible que tengas la absoluta certeza de que se repartirán todos los flyers que te ofrezcan. Así que te aconsejo no obsesionarte con esto. Personalmente, me gusta presumir la buena fe y siempre doy por hecho que el número es real. Ahora bien, lo que sí debes pedir es un modelo o diseño preliminar de ese flyer, de manera que puedas ver dónde estaría colocado tu logo y si es posible acompañarlo con una breve descripción de tu producto o servicio. Piensa que una nube de logos pequeñitos amontonados en la parte inferior del volante no la entiende nadie y menos si no aparece, como mínimo, el nombre de tu perfil de Instagram.

d) Pantallas en las que se proyectará el logo de tu empresa:

Cuando leemos la frase “proyección de su logo en pantallas gigantes” es inevitable ilusionarse, pero si lo piensas bien, no todas las pantallas son espectaculares ni tienen el efecto que estás buscando. Las hay muy pequeñas (televisores ubicados en las paredes) o muy grandes (proyectores que, ante cualquier cambio de luz, se ven demasiado claros).

Por otra parte, cuando el público de un show está esperando que comience, generalmente están conversando entre ellos, comprando alguna bebida o revisando el móvil; así que la atención que le prestan a las proyecciones de logos en una pantalla es mínima. De todas formas, para no desaprovechar este recurso, te sugiero que acompañes tu logo de una breve descripción de tu producto y el nombre de tu perfil de Instagram. Piensa en esto: Si nadie conociera el logo de Starbucks (si nunca nadie lo hubiese visto o no existiera esa marca) y un día ves esa sirena verde en una pantalla sin ninguna otra información, ¿sabrías que es una franquicia de cafés?

e) Menciones durante el show:

Después de las menciones en las stories del artista, estas son las más importantes que debes garantizar en tu inversión de patrocinio. Por lo general la persona encargada de presentar al talento, agradece a los patrocinantes mencionándolos uno a uno. Pregunta, si además de decir el nombre de tu empresa, incluirán alguna descripción de lo que haces o vendes.

Para ilustrarte por qué soy tan insistente con esto, te propongo otro ejemplo: Imagina que estás en el teatro para ver el monologo de una de tus actrices preferidas y cuando llega la hora de presentarla, escuchas esto: “Queremos agradecer a nuestros patrocinantes: ServiExpress, La Cosa Nostra, Siempre Contigo, El Montañez, Súper Ofertas 21, Caprichos y El Rincón de Ana”. ¿Crees que alguien que jamás haya escuchado esos nombres pueda saber a qué se dedican estas empresas?… Además, es poco probable que la curiosidad por saber si ServiExpress es una tintorería o una imprenta se mantenga viva, una vez que el show comienza.

4) ¿Qué pasa si el evento se cancela?

Rows of red seats in a theater

No es lo más común, pero pasa. Es posible que, por infinidad de motivos, una actividad de este tipo se suspenda o directamente se cancele y, para evitarte malos ratos, es importante que le preguntes al productor qué sucedería si, en este caso, el evento no se puede reprogramar.

Hace ya varios años me ocurrió una experiencia muy desagradable, con un concierto en el que motivé a invertir a varios de mis clientes y que finalmente no se realizó, ni se reprogramó. Los organizadores no se hicieron responsables y alegaron que “habían alquilado los equipos y la tarima” y no iban a devolver el dinero porque ya no lo tenían.

En aquel entonces, desconocía cómo funcionaban los seguros de cancelación de eventos, que ofrecen cobertura ante causas imprevisibles y ajenas a la voluntad del asegurado (la agencia productora, en este caso) tales como fenómenos meteorológicos adversos o la incomparecencia del artista. Hoy en día, no recomiendo invertir en un evento antes de saber exactamente cuáles serían las condiciones en caso de que se suspenda o cancele.

5) Firma un contrato (o al menos pide un recibo)

Lawyer shows where you need to sign in divorce certificate.

Obviamente, para hacer valer las condiciones que has negociado es fundamental que firmes un contrato, pero no con la intención de amenazar a nadie con tal o cual cláusula, sino porque “cuentas claras conservan amistades” y, de cara a futuros eventos en los que quieras participar, es mejor comenzar con buen pie esta nueva relación comercial con los productores y evitar despistes, confusiones u olvidos desde el primer momento. Recuerda que el contrato también debe incluir tus obligaciones de pago y tu compromiso de suministrar el material (gráfico, audiovisual, etc.) que debas proporcionar, en la fecha acordada. Incluso es buena idea agregar el número de cuenta bancaria a la que debes hacer las transferencias y los datos fiscales para tu correspondiente factura.

pretty woman artist over the background of blurred spotlights on the stage

¡Así que ya lo sabes! Apoyar a nuestros artistas es una acción muy valiosa y permitir que, con su talento, alegren nuestra comunidad, es muy ilusionante. Además, como dije al iniciar estas líneas, estos encuentros son una excelente oportunidad publicitaria, siempre que lo hagas de la forma más estratégica posible, para sacarle el máximo provecho al dinero que con tanto sacrificio y trabajo duro te ganas día tras día. Mucho ánimo y ¡nos vemos en el teatro!

María José Flores

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